Senin, 07 September 2009

Menjadi Training Event Organizer

Event Organizer sudah berkembang pesat di negeri kita. Dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Di bidang training juga dikenal profesi ini, biasa di sebut Training Event Organizer (TEO). Nah, tulisan ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Training Event Organizer di tanah air, kemampuan dasar apa agar sukses menjadi TEO, dan benefit apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi TEO ini. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.
Fungsi TEO ini dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan training berada di tengah. Dialah yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training (venue, catering, transportasi dll), media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting. Ibarat pembuluh darah di tubuh seperti itulah fungsi TEO. Melalui peran mereka, sebuah proses belajar-mengajar training/seminar akan mewujud dengan lancar, menyenangkan dan sukses. Keberadaannya sama pentingnya dengan seorang Trainer, Trainee dan materi training itu sendiri.
Bagaimana perkembangannya di Indonesia. Belum banyak TEO yang cukup dikenal luas layaknya Java Musikindo (pertunjukan musik), atau Dyandra (pameran komputer, mobil). Kalau boleh menyebut nama, yang rutin menyelenggarakan event training yaitu lembaga Inti Pesan. Mereka sering mengiklankan event training/seminarnya di harian Kompas dengan mengambil satu topik bahasan tertentu yang dikupas oleh 2-3 pembicara dalam satu hari.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi TEO ini? Usut punya usut biasanya satu lembaga training atau seorang trainer independent kondang, sudah memiliki TEO sendiri. Nah, fungsi ini memang bisa dipercayakan kepada 1-3 orang saja dengan pembidangan tugas. Namun tak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan ini (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tsb mensubkan lagi tugas ini ke TEO ‘murni’. Tapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri? Nah inilah peluang yang terbuka…
Ya, event traning memang boleh dikatakan belum sekomplek pertunjukan musik atau pameran yang bisa menyedot puluhan ribu orang. Dengan memesan venue hotel atau ballroom yang representatif dan kredible, biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan maupun pelayanan sdm yang dibutuhkan. Benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai TEO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai (pemula). Seiring dengan makin luas ruang lingkup dan kompleksitas training yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan pun semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.
Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar tersebut, dengan tujuan dapat menjadi fererensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menggeluti profesi Training Event Organizer, atau sebagai Staf Training di sebuah perusahaan (pemula). Beberapa kemampuan dasar tsb adalah, sbb:
Kemampuan Tuntutan Tugas Situasi yang dihadapi
Analis Mampu mengidentifikasi persoalan, memilah-milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi TNA, Desain, Segmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi
Sistematis Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training Mendesain training, merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam TNA/On-stage
Customer Oriented Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah Di kelas: AC kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll
Dinamis Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor Menjadi MC, ice breaker, energizer, pemimpin game,
leadership situasional dll
Up-date Knowledge/informasi Tuntutan untuk tahu dan memahami background Trainee dan perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi) TNA, Desain, Report, Rekomendasi
Administratif Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini Surat-menyurat, pendataan peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll
Komunikatif Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan waktu untuk ‘gaul’, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting TNA, mengendus persoalan Trainee
Satu lagi, bila Anda tertarik juga untuk bekerja sebagai praktisi training di perusahaan (Staf sd Manajer Training) fungsi kerja sebagai TEO ini terus melekat, sekalipun customer yang dihadapi adalah orang-orang internal perusahaan. Jadi kompetensinya sama saja dengan TEO public, perbedaannya hanya di ruang lingkupnya saja, item pekerjaan hampir sama.
Atau kalau Anda tertatik menggeluti profesi ini mulai sekarang, berita gembiranya, prospeknya sangat bagus dan menguntungkan. Selain belum banyak yang bermain di pasar ini, dengan Anda memiliki networking bagus dengan para Trainer dan Perusahaan pengirim Trainee, Anda akan sukses di jalur karir ini bila kekampuan-kemampuan tsb di atas sangat Anda kuasai. Tentu saja, mengenai profit, silahkan disepakati dengan Trainer rekanan Anda. Ada yang menggunakan komposisi bagi hasil (pendapatan dikurangi cost terus dibagi), atau ada juga model paket, misalnya training 3 jam, 1 hari, 2 hari, Trainer sudah menentukan x rupiah, nah Anda tinggal cari marginnya. Atau yang lebih sip lagi, cari sponsor yang mau mengcover sejumlah biaya training tsb. Wow menguntungkan khan?
Satu lagi, bila networking kita sudah bagus, tak jarang kompetensi ini kita bisa gunakan juga untuk kegiatan yang bersifat amal atau sosial. Banyak Trainer yang bersedia untuk di ajak kegiatan semacam ini. Di sisi lain masih sangat banyak lembaga, yayasan, panti asuhan, korban bencana yang membutuhkan program training sosial ini. Tidak terhitung jumlahnya, seluas samudera.
Selain bisnis TEO sangat prospektif, kita tetap dapat menyalurkan niatan baik (ibadah+idealisme) melalui kegiatan training-training sosial.
Jadi double benefit khan?
———–
Jika Anda tertarik menjadi Training Event Organizer dan ingin belajar lebih lanjut, silahkan KLIK icon di bawah ini MILIS TRAINING’S EVENT ORGANIZER (TEOclub) Indonesia:
Selasa, 2009 Mei 12
Menekuni Bisnis EO
Beberapa tips ringkas sebelum terjun dalam bisnis EO berikut ini:

1. Miliki spesifikasi tertentu. Jika sudah ditetapkan pelajari seluk beluknya secara mendalam. Di jakarta sendiri kerap diadakan beberapa seminar tentang bagaimana mengelola sebuah EO. Misalnya event music management, dsb. Sedangkan di Singapura sudah ada sekolah khusus dengan pendidikan jurusan semacam ini.

2. Kumpulkan beberapa orang untuk membuat Team. Mereka inilah nantinya yang akan mengerjakan beberapa tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Kalau music management organizer pekerjaannya tentu tidak jauh dari musik, dst.

3. Atur acara dengan baik dan profesional. Buat roundown acara sedetail mungkin dan coba untuk di visualisasikan dan lakukan gladiresik. Misalnya jika Anda melakukan dengan management artist besar, butuh profesionalisme lebih tinggi.

4. Berikan sesuatu yang berberda. Jangan takut untuk membuat ide yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin hindari penawaran ide yang monoton.

5. Tentukan segmen yang akan dibidik. Apakah masyarakat umum, ataukah kelas tertentu seperti kalangan menengah ke atas. Dan yang paling penting visi dan misi dari acara tersebut harus jelas.

6. Miliki jaringan / relasi. Misalnya saja dengan management artist, seperti music artist, music agency, dsb. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.

7. Manajemen Emosi. Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.
www.12-monkeys.com

Temukan informasi lainnya mengenai Management Artist - Music Management Artist - Music Management - Music Artist - Music Agency - Management Artist Agency - Artist Agency - Management - Artist hanya di Management Artist: Music Management Artist & Management Artist Agency Jakarta Timur pada
Jumat, 2009 Mei 29
Kategori Instrumen Marching
Instrumen yang digunakan dalam penampilan marching band umumnya dapat dikelompokkan pada beberapa kategori menurut jenis dan cara memainkan alat marching band. Pengelompokkan alat marching ini secara tidak langsung pula mempengaruhi struktur organisasional kepelatihan yang umumnya dispesifikasikan menurut kategori-kategori alat drum band tersebut, masing-masing kategori alat band memiliki pelatih tersendiri. Selain kepelatihan, pengelompokkan alat drum ini umumnya berpengaruh pula pada perilaku sosial para pemain marching drum band yang terlibat dengan menciptakan kelas-kelas social drum band non-formal yang membentuk kebanggaan kelompok.

Instrumen musik tiup
Pada mulanya ragam instrumen musik tiup yang digunakan dalam marching band identik dengan yang digunakan drum band. Namun pada perkembangannya, beberapa jenis instrumen musik tiup seperti cornet, clarinet, flugelhorn, saksofon (termasuk di dalamnya sofrano, alto, dan tenor), trombone, sousaphone, dan flute yang jamak digunakan alat drum band sudah ditinggalkan. Umumnya instrumen musik tiup yang digunakan dalam permainan marching drum band menggunakan nada dasar B♭ atau F. Jenis instrumen itu antara lain terompet, french horn, mellophone, tenor horn, baritone, euphonium, contra bass / tuba.

Instrumen musik perkusi
Instrumen musik perkusi dalam kelompok ini merupakan jenis instrumen bergerak yang dibawa oleh pemain dan dimainkan dalam barisan seperti halnya instrumen musik tiup. Seksi yang memainkan instrumen musik perkusi sambil berjalan disebut juga sebagai drumline atau battery. Ragam instrumen musik perkusi yang digunakan alat marching umumnya lebih sedikit dari yang digunakan pada permainan alat marching band. Contoh instrumen ini antara lain snare drum, drum tenor / quint, drum bass, simbal.

Instrumen pit (statis)
Instrumen pit pada dasarnya merupakan instrumen musik perkusi yang bernada. Pada penampilan alat band umumnya jenis instrumen ini bersifat statis, pemainnya tidak ikut dalam barisan seperti kelompok instrumen lainnya melainkan memainkannya di bagian depan lapangan yang digunakan dalam penampilan. Ragam jenis instrumen yang digunakan alat drum band umumnya lebih bervariatif dibandingkan drum band. Beberapa grup marching band bahkan terkadang merakit sendiri instrumen pit untuk menghasilkan suara-suara unik dalam musik yang dimainkan. Jenis instrumen ini antara lain xylophone, vibraphone, marimba, simbal, gong Cina, timpani, drum bass konser, tubular bell.

http://id.wikipedia.org/

Untuk informasi lebih lanjut, silahkan lihat di Marching Band Drum Band Marching Drum Band Alat Drum Band Alat Marching Band Alat Band Alat Drum Alat Marching dan Drum Band : Marching Drum Band & Alat Drum Band Yogyakarta Jawa Tengah
Jumat, 2009 Mei 29
Desain Grafis Dalam Komunikasi
Design grafis adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan teks dan atau gambar design collection untuk menyampaikan informasi atau pesan. Seni vector design mencakup kemampuan kognitif dan keterampilan termasuk tipografi, pengolahan gambar, dan page layout vector collection. Desainer design collection untuk art design collection menata tampilan huruf art design dan ruang komposisi art collection untuk menciptakan sebuah rancangan design promo yang efektif dan komunikatif. Vector design grafis melingkupi segala bidang yang membutuhkan penerjemahan bahasa verbal menjadi perancangan secara visual terhadap teks dalam vector collection dan art design collection pada berbagai media publikasi guna menyampaikan pesan-pesan kepada komunikan seefektif mungkin.

Design grafis diterapkan dalam desain komunikasi dan fine art design. Seperti jenis komunikasi lainnya, desain grafis dapat merujuk kepada proses pembuatan (mendesain) atau pun produk yang dihasilkan (desain/rancangan). Design promo grafis pada awalnya diterapkan untuk media-media statis, seperti buku, majalah, dan brosur. Sebagai tambahan, sejalan dengan perkembangan zaman, desain grafis juga diterapkan dalam media elektronik - yang sering kali disebut sebagai "desain interaktif" (interactive design), atau "desain multimedia" (multimedia design')

Prinsip dan unsur desain
Unsur dalam desain grafis sama seperti unsur dasar dalam disiplin desain art collection lainnya. Unsur-unsur tersebut (termasuk shape, bentuk (form), tekstur, garis, ruang, dan warna) membentuk prinsip-prinsip dasar desain visual. Prinsip-prinsip tersebut, seperti keseimbangan (balance), ritme (rhythm), tekanan (emphasis), proporsi ("proportion") dan kesatuan (unity), kemudian membentuk aspek struktural komposisi yang lebih luas.
Tips Jika Ingin Terjun Di Bidang EO
1. Mengelola Dengan Baik Dan Profesional
Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita bisa sodara sendiri, teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”. Bekerja di dunia EO adalah melulu tentang “teamwork”, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kelola dengan baik tim anda. Bagaimana kita akan mengelola/mengorganisir sebuah event jika mengelola perusahaan/tim sendiri saja tidak bisa.
2. Miliki Spesifikasi Tertentu.
Ada banyak segmen dalam event ini. Misalnya Exhibition Organizer, Wedding Organizer, Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Jika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk. Fokuslah pada satu segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event.
3. Negotiation And Lobbying
Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Jika tidak bagaimana anda bisa meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal.
4. Presentation Skill
Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda. Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka.
5. Ide Inovatif
Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda
6. Mempersiapkan Segala Sesuatunya
Tidak ada kesuksesan tanpa persiapan. Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga. Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. Mempersiapkan hal-hal teknis dan non teknis tentunya tidak kalah penting. Mengurus perijinan dengan pihak keamanan, pihak venue, vendor, dipenda jika menyangkut materi promosi out door dll. Yang tetap penting adalah meeting, meeting dan meeting, koordinasi, koordinasi dan koordinasi. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak klien dan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. Jangankan tanpa persiapan, dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan.
7. Miliki Jaringan Relasi Sponsor.
Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri.
8. Memiliki Database
Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya, misalkan database obyek, sponsor atau klien. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini, internet misalnya.
9. Manejemen Emosi.
Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO anda, klien maupun audience). Jangan sampai rugi ya...
10. Quality Oriented.
Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah EO, maka di kesempatan lain, EO ini pun akan digunakan lagi jasanya. Selain itu, pihak lain yang telah mendengar kelebihan EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru.
11. Coba Juga Terjun Ke Kegiatan Sosial
Sesekali (sering juga ga masalah sih) adakan kegiatan yang bersifat sosial. Selain untuk mengasah kepekaan sosial kita tentunya juga untuk beramal bukan.
Bagaimana Mempromosikan EO Anda
1. Membuat Data / Company Profile
Bentuk ini merupakan standar dengan mencantumkan secara lengkap wajar dari perusahaan yang bersangkutan mulai dari nama, filosofi, visi&misi, moto, pelayanan, administrasi, struktur, portfolio, dan data apa yang dianggap perlu untuk diketahui oleh klien.
2. Menjalin Relationship Dengan Siapapun
Setelah adanya Company Profile apa yang harus kita lakukan? Tentu saja mendistribusikannya ke berbagai pihak yang kita rasa potensial untuk menerimanya.Misalnya ke Perusahaan-perusahaan, Institusi Pemerintah, Agensi/EO lain, vendor-vendor. Bisa juga diberikan kepada orang yang punya pengaruh kuat.
3. Promosi Out Door
Promosi bentuk ini dengan menggunakan sarana seperti flyer, spanduk, billboard dan semacamnya. Dibuat se-efisien mungkin dengan menerakan nama-alamat serta misi serta motto secara jelas.
4. Event & Entertainment
Menyelenggarkan event/kegiatan yang dapat mengundang banyak massa. Keberhasilan sebuah event akan merupakan kredit point dimata para calon klien kita.
5. Menggunakan Jaringan Internet
Website bertujuan untuk mempermudah konsumen / pengguna jasa EO mendapatkan informasi mengenai EO dan kegiatan promosi pun menjadi lebih mudah dan cepat sehingga kita tidak lagi ketinggalan informasi. Dengan adanya website diharapkan para pengguna jasa EO mudah memahami dan interaktif dalam memperkenalkan dan mempromosikan sebuah Event Organizer serta dibuat untuk menutupi kelemahan dari penggunaan media cetak seperti brosur, majalah sehingga dapat mengurangi biaya promosi. Bentuk ini merupakan trend paling akhir yang digunakan untuk berpromosi. Melalui sarana internet dapat dengan mudah mengakses pihak mana yang dikehendaki. Begitu pula sebaliknya.


Event Organizer: Mempermudah Segala Kegiatan
Untuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan. Mulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu sendiri dari awal sampai akhir. Bagi awam, ini adalah pekerjaan yang memusingkan dan menuntut kerjasama sebuah tim.

Sebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat kelurahan saja misalnya, pastinya akan dibentuk semacam panitia. Panitia ini adalah sebuah tim yang terdiri dari sekelompok orang dengan pembagian tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara atau kegiatan itu bisa terselenggara. Sukses tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia. Jika tidak, pastilah acara akan berantakan.

Nah, kebutuhan sebuah pengorganisasian yang matang dalam mempersiapkan dan menggelar sebuah acara ini menjadi peluang dalam bisnis jasa. Bukanlah hal baru jika di banyak kota, khususnya kota besar, sudah muncul dan berkembang beberapa jasa "panitia" yang bisa mengorganisir berbagai macam acara dan kegiatan. Perusahaan yang menawarkan jasa seperti ini dikenal sebagai “event organizer”.

Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi, pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau inisiatif event organizer sendiri.

Bentuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan terselenggaranya acara talk show, penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan sejenisnya atau kegiatan-kegiatan yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik sebelum, sesudah atau pada saat terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan gedung, penyediaan ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan penari latar dan sebagainya.

Perkembangan dunia usaha di Indonesia pasca badai krisis ekonomi yang melanda negara ini sekitar tahun 1998, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya bermunculan segala bentuk perusahaan, baik itu skala kecil maupun besar, mulai dari perusahaan makanan, tansportasi hingga perusahaan jasa, termasuk juga event organizer.

Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga penyelenggara kegiatan hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh stage manager (manajer panggung), koreografer, stage crew (kru panggung), teknisi dan unsur pendukung lainnya.

Banyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan mereka saat ini, mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang event organizer.

Kemudahan yang ditawarkan oleh bermacam EO pun kini berubah menjadi semacam kebutuhan. Kapan saja sebuah lembaga, perusahaan atau person menginginkan terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi solusi yang paling mudah. Dengan kata lain, EO memang bisa mempermudah segala kegiatan. Kinerja EO yang profesional tentunya sangat membantu pengguna jasa untuk mewujudkan ide-ide penyelenggaraan event secara kreatif. Lalu muncul ungkapan, buat apa susah-susah memikirkan semua [xxx] bengek rumitnya acara, serahkan saja pada event organizer!

Sukses Acara Kreativitas dan Budget
Mewujudkan kesuksesan sebuah acara merupakan sebuah kerja keras dan dibutuhkan konsep yang benar-benar matang. Tanpa adanya konsep yang jelas dan terarah, tentu saja acara tidak bisa berlangsung dengan sukses.

Oleh karena itulah EO harus mampu mengarahkan klien (pengguna jasa) agar acara yang direncanakan jelas arahnya. Pemaparan konsep harus diajukan sejelas mungkin. Bahkan bila perlu, konsep tadi dilengkapi dengan gambar-gambar bergerak seperti animasi, bukan hanya sekadar tulisan. Ini sangat membantu klien memperoleh gambaran yang jelas dan lengkap.

"Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat," terang Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer ketika ditemui Global pekan lalu.

Konsep yang kreatif inilah yang menjadi andalan setiap EO dalam mencari klien. Biasanya pengguna jasa EO yang paling potensial adalah instansi ataupun perusahaan. Dengan mengandalkan konsep yang telah ditawarkan, setiap EO mencoba memberikan visi dan misi acara yang akan dibuat. Dengan kata lain, EO harus mampu membuat sebuah acara yang sesuai dengan tema yang sudah ditentukan kliennya.

"Konsep dalam sebuah acara adalah sesuatu yang vital. Tidak mungkin dalam suatu acara kita menggunakan konsep yang sama. Makanya, ide kreatif menjadi syarat utama dalam membuat suatu acara. Apalagi kita menangani acara bukan hanya fokus pada satu acara saja, tetapi juga banyak acara, kan tidak mungkin event management konsepnya sama dengan seminar," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The Integrated Marketing Communication.

Tergantung Budget
Membuat sebuah acara, tentu juga memerhatikan aspek kemampuan finansial sebuah perusahaan. Jika perusahaan memang ingin membuat acara yang besar, tentu juga harus didukung dana yang besar pula. Oleh karena itu, jangan memaksakan keinginan saja, artinya ingin membuat acara yang besar, tetapi kemampuan budget perusahaan tidak mencukupi.

"Semua tergantung dengan berapa budget dari perusahaan. Kalau memang budgetnya besar, kita juga akan membuat acara tersebut sesuai dengan yang diinginkan perusahaan," terang dr Julijamnasi, Direktur Mastermind.

Ungkapan yang sama juga diutarakan Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer. Menurut Williem, budget perusahaan sangat mempengaruhi seberapa besar acara tersebut bisa dibuat. "Kita selalu mengingatkan klien agar dalam membuat acara, kira-kira berapa budget yang sudah dipersiapkan sebelumnya," ujarnya.

Sementara itu di tempat terpisah, Johny S Tyo, Direktur Expose The Integrated Marketing Communication mengiyakan pendapat Williem dan Juli. Bahkan menurutnya, kalau memang budgetnya tidak memungkinkan, jangan terlalu dipaksakan. "Event harus disesuaikan dengan budget perusahaan," tegasnya.

Faktor yang membuat besarnya budget yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan di antaranya disebabkan oleh tempat di mana acara tersebut diadakan. "Biasanya kalau masalah tempat, kita memberikan pilihan indoor atau outdoor. Yang paling mahal tentu saja outdoor. Seperti yang pernah kita lakukan, ada klien yang pernikahannya minta tempatnya di lapangan golf. Maka kita harus menyewa lapangan golf tersebut," ungkap Rudi Kurnawan, Master of Ceremony Apple Advertising & Event Organizer.

Selain itu, peralatan yang digunakan dalam acara tersebut juga perlu mendapat perhatian khusus. Bahkan jika perlu, peralatan dan perlengkapan harus didatangkan dari luar kota atau luar negeri. "Selain tempat, yang membuat mahal adalah peralatan. Misalnya dalam pembuatan iklan televisi. Kadang kita harus mendatangkan peralatan dari Jakarta, karena di Medan masih kurang," jelas Johny S Tyo.

Kedua faktor tersebut hanyalah beberapa dari banyak faktor yang menyebabkan perbedaan harga yang ditawarkan oleh EO kepada klien. Oleh karena itu, harga rata-rata yang ditawarkan beberapa EO di Medan bisa mencapai angka puluhan juta hingga ratusan juta.

Sinergi EO dan PR
Pesatnya perkembangan perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada perkembangan bisnis. Hal ini juga mengimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer (EO). Bahkan EO seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan.

Setidaknya EO bisa membantu peran public relation (PR) dalam sebuah perusahaan. Melalui penggunaan jasa EO ini, PR perusahaan tidak perlu repot lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya.

Hubungan sinergi antara event organizer dengan public relations (PR) adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. Pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain.

PR sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke luar dengan memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak. Oleh sebab itu, PR dalam setiap lembaga/instansi/perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat (khalayak). PR dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik antara internal publik maupun eksternal publik.

Mengadakan pelatihan terhadap karyawan, seminar, publisitas serta advertising (periklanan) adalah sebagian dari sekian banyak tugas yang harus dilakukan oleh PR. Untuk itu, PR harus benar-benar dapat menguasai kondisi internal maupun eksternal perusahaan. Di sinilah peran dari EO dapat dimanfaatkan. Dengan adanya EO inilah, peran PR sebagai pengonsep kegiatan dapat terbantu.

"Sepertinya tidak ada kesan tumpang tindih antara EO dengan PR. Bahkan dengan adanya EO, maka PR perusahaan lebih terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap tugas-tugas internal ataupun eksternal lain," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The Integrated Marketing Communication.

Tidak adanya tumpang tindih antara tugas PR dan EO juga diakui oleh dr Julijamnasi, Direktur Mastermind Event Organizer. Menurut Juli, dengan adanya EO justru dapat membantu tugas dari PR.

"Biasanya PR itu mempromosikan. Tapi kalau EO, memadukan promosi dengan entertainment. Jadi dengan begini tidak akan menambah beban maupun tugas dari PR, karena semua kegiatan promosi sudah ditangani EO," paparnya.

Keberadaan EO memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan PR. Jika dulu PR dalam perusahaan masih sering merangkap menjadi EO, namun dengan adanya EO profesional, tentu membuat PR lebih bisa menangani kondisi internal maupun eksternal dengan lebih intens.
Sekilas Tentang Event Organizer
Aug 11, '08 1:24 AM
for everyone
Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.
Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.
Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.
Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menekuni profesi Event Organizer. Berikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event Organizer:
Kemampuan Tuntutan Tugas Situasi yang dihadapi
Analis Mampu mengidentifikasi persoalan memilah dan milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi Desain, Segmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi
Sistematis Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training Mendesain training, merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam On-stage
Customer Oriented Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah Di kelas: AC kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll
Dinamis Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor Menjadi MC, ice breaker, energizer, pemimpin game,leadership situasional dll
Up-date Knowledge/informasi Tuntutan untuk tahu dan memahami background Trainee dan perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi) Desain, Report, Rekomendasi
Administratif Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini Surat-menyurat, pendataan peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll
Komunikatif Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan waktu untuk ‘gaul’, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting TNA, mengendus persoalan Trainee
Sumber:
-www.prp.co.id
-krisnawan.wordpress.com
Semua proses pemilihan pasti didasarkan pada suatu kriteria. Sebagai contoh, kriteria yang kita pakai dalam memilih baju adalah warna dan modelnya. Selain itu ada kriteria harga dan ukuran. Lalu kriteria apa yang akan kita pakai dalam memilih jasa event organizer ?
Jawaban atas pertanyaan ini bisa bermacam-macam menurut tiap-tiap orang. Ada yang menggunakan kriteria harga, ada juga yang menggunakan kriteria prestige, dan ada juga yang menggunakan kriteria sistem kerja. Tetapi pada kenyataanya, kebanyakan orang memilih event organizer karena rekomendasi dari teman, saudara, klien, vendor atau siapapun yang bisa dipercaya.
Bagaimana dengan anda ? Kriteria apa yang akan anda pakai ?
Saran kami, sebaiknya pemilihan event organizer berdasarkan kriteria produk yang dijual EO dan kebutuhan anda sebagai klien.
Semua orang tahu kalau tugas - tugas EO adalah menkonsepkan suatu acara, mengatur, dan melaksanakannya. Apakah ini yang dimaksud dengan produk event organizer ? Betul, dan hal ini dalam pengertian sebuah EO adalah sistem kerja.
Kriteria pertama yang harus anda gunakan apabila menggunakan jasa EO. Bagaimana sistem kerjanya dalam merencanakan event anda.
Kriteria kedua, menggunakan jasa EO berarti anda menyewa orang untuk bekerja kepada anda. Pertanyaan yang seharusnya anda tanyakan kepada EO adalah apa latar belakangnya dan event apa saja yang telah dikerjakan event organizer itu.
Terakhir, apa kebutuhan anda ? Model event seperti apa yang anda inginkan ? Siapakah market target atau audience anda? Berapa budget yang anda sediakan? Apa yang diinginkan oleh perusahaan atau intitusi anda di event nantinya dan target seperti apa yang anda inginkan?
Sebagai kesimpulan kami, memang tidak mudah untuk memilih sebuah event organizer yang tepat untuk kebutuhan anda. Tetapi beberapa kriteria di atas telah terbukti membantu banyak calon klien kami untuk memilih event organizer yang tepat!
Diadaptasi dari thesainteo
EO: Ide Kreatif Dan Inovasi
WASPADA Online

"Acaranya bagus, bintang tamunya oke, panggungnya keren," Pujian seperti itu kerap kali muncul setelah kita menyaksikan sebuah pertunjukan. Banyak yang nggak tahu, suksesnya sebuah pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang tergabung pada sebuah tim. Mereka lebih dikenal dengan sebutan EO "Event Organizer".
Gampang-gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang aktifitas EO. Bisa mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang yang datang untuk menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang gampang. Kita membutuhkan ide-ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak membosankan. Tapi, EO juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan banyak orang yang satu tujuan dan mau saling bekerjasama. Kalo ketemu sama tim yang solid, semuanya jadi terasa lebih gampang.
Dalam satu tim, bukan orang yang otaknya jago saja yang diandalkan, tapi lebih kepada kebersamaannya. Dalam EO kita butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal waktu, pintar berkomunikasi, cekatan dan peka. Bekerja keras, karena dalam membuat sebuah acara sifatnya hanya sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu hari penuh, kita butuh waktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu. Dalam waktu itu, kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika hari "H" semua berjalan lancar. Pintar berkomunikasi, mulai dari persiapan acara hingga saat acara berlangsung orang EO memang paling nggak bisa diam. Melakukan lobby adalah kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan dana tersebut, kita mesti cari sponsor. Banyak yang mengakui mereka yang biasa bergerak di bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. Apalagi kalo ini kali pertama kita bikin EO. Kunci utama disini adalah komunikasi yang bagus dan kepercayaan. Kalo kita bisa berkomunikasi maka akan tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling percaya. Bagaimana caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia bakal untung banget mau bekerjasama dengan kita. Lewat proposal yang oke kita gaet sponsor dan berusaha untuk dapat memuaskan mereka.
Membuat acara yang bagus, menarik dan berkualitas, dalam waku yang relatif pendek, pasti dong kita nggak bisa main-main dan lambat. Semua harus cekatan ngurusin banyak hal, muali dari pembuatan proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara, promosi, membuat rundown (skenario) acara, konsumsi, peralatan dan masih banyak lagi yang lainnya.

Sejarah Event Organizer
Di Indonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia pesta tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara. Sedangkan istilah EO di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan semakin populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO.
EO sendiri adalah penyelenggara sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, sceduling, pressure dan teamwork solidity. Sedangkan peran EO adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara profesional.
Yang Mesti Ada Di EO Menurut Director CV Procom, Sofian Kamal Nasution, yang diperlukan untuk mendirikan sebuah EO adalah, motivasi, database, network, permodalan dana segar yang cukup, SDM yang dinamis dan pekerja keras, teamwork spirit, creativity, imagination dan konsep, keahlian individu yang tepat guna, nggak gaptek, personal yang baik, inisaitif yang tinggi, jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan. "Orang-orang di EO mesti menerapkan Do Innovated Or Die, jadi di EO tersebut adalah kumpulan orang-orang kreatif yang penuh inovatif," ujar Bang Sofian.
Siapapun bisa membuat EO. Anak-anak sekolah misalnya, kalo berminat juga dapat membuat EO, bisa saja dimulai dari mengemas acara Sweet Seventeen sobat terdekat, Pentas Seni, Acara Perpisahan dan Pelombaan antar kelas atau antar sekolah. Apalagi yang sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya mengadakan Prom Nite, dan biasanya yang mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita-kita juga. Nggak masalah kalo kita baru pertama kali menangani event, Yang terpenting adalah ide kreatif yang muncul di otak yang kemudian kita kembangkan menjadi sebuah konsep. Setelah konsep ada, baru deh kita memikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat dijalankan. Dan kalo kita berbicara mengenai dana, pasti dong nyari sponsor. Di bagian ini yang paling penting adalah kepercayaan. Kalo pihak terkait udah percaya sama kita semuanya akan jauh lebih ringan, misalnya untuk penyewaan sound kita bisa tangguhkan pembayarannya setelah acara berlangsung, atau setelah dananya ada.
Ditambahkan bos Procom salah satu EO terkenal di Medan, nggak perlu banyak orang yang terlibat dalam sebuah EO. "Semua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan besar kecilnya event yang ditangani," kata Bang Sofian. Sekarang ini, anak-anak muda juga telah banyak menunjukkan kreatifitas mereka dalam membuat sebuah acara. Di Jakarta dan Bandung tampaknya anak-anak sekolahan berlomba-lomba membuat pentas seni, bazar bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band yang tengah digandrungi anak muda.
Kalo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang saatnya kamu belajar untuk memenej diri sendri dan orang lain. Yang berjiwa pemimpin mungkin bisa ditunjuk sebagai ketua panitia. Yang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing yang fungsinya mencari sponsor dan mempromosikan acara. Yang jago ngedesign bisa dijadiian tim kreatif buat proposal dan media promosi. Terus tinggal cari yang gaul dan lincah buat dikasih tanggung jawab saat acara berlangsung. Terpenting di sini adalah kerjasama yang solid
Membuat Proposal yang OK!
By apy • February 8, 2009
Membuat proposal sebuah event adalah membuat penawaran ide dan gagasan yang terkonsep atau gambaran rinci tentang sebuah event yang akan diselenggarakan secara tertulis. Disinilah kita harus bisa menjual gagasan semenarik mungkin karena proposal adalah ujung tombak yang digunakan untuk presentasi dengan klien.
sebelum menyusun propsal alangkah baiknya kita membuat kerangka proposal event yang akan kita selenggarakan. Pembuatan kerangka proposal akan mempermudah penyusunan, baik redaksional maupun tatannanya, selain itu juga akan meminimalisir kesalahan atau kekurangan penginputan data yang diperlukan untuk dicantumkan dalam proposal kita.
Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung bagian-bagian beriku ini :
Gambaran Umum
Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi kita dan manfaat yang dapat kita tawarkan kepada sponsor
Rincian event
Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan, dan sebagainya. Semuanya berkaitan dengan data kuantitatif, informasi yang disediakan disini bervariasi, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan.
Anggaran
Pada saat menyususn anggaran, buatlah serealistis mungkin. hindari kesan Mark Up yang berlebihan karena akan mencerminkan pribadi yang rakus. lebih baik realistis tapi manis, bukan?
Rencana Pemasaran
Rencana pemasaran untuk event yang telah kita susun dicantumkan pada bagian ini. Rencana tersebut menjelaskan bagaimana kita akan memasarkan event kita, nilai dari semua komponen pemasaran, media yang akan kita gunakan dan rencana publikasi
Desire
Proposal selayaknya bisa mengugah calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. Buat gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. Tekankan pula bahwa gagasan tersebut harus segera diwujudkan, jika tidak gagasan tersebut akan diwujudkan oleh produk kompetitornya, dan akan rugi kalau tidak segera merealisasikannya.
Riset Pasar
Untuk mendapatkan sponsor, kita harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran kita, paling tidak profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, dimana mereka tinggal dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset, jangan menggunakan istilah yang umum dalam menggambarkan pasar kita. Ini menunjukan bahwa kita tidak tahu siapa pasar kita yang sesungguhnya. Contoh istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan pasar sasaran adalah seperti “pencinta seni”, “pengunjung mall” atau masyarakat umum dan sebagainya.
Paket Manfaat
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dengan mengambil daftar inventaris manfaat. Manfaat yang dicantumkan dalam daftar harus merupakan paket lengkap yang sesuai untuk suatu calon sponsor tertentu, tetapi jangan mencantumkan semua manfaat yang ada dalam daftar inventaris. Mengemas manfaat menjadi suatu paket yang customized untuk calon sponsor tertentu sangatlah penting. Gunakan tanda untuk masing-masing manfaat, untuk mempermudah pemahaman calon sponsor, kita juga dapat mengelompokan manfaat tersebut kedalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat.
Investasi
dalam bagian ini, kita harus merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan EO kita. Dalam bagian ini kita harus memasukan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang kita tawarkan
Setelah calon sponsor yakin dengan gagasn kita, kita tinggal menunggu tindakan mereka. Biasa jadi dalam satu minggu kita diminta datang untuk melakukan brainstorming. Tetapi jika ternyata belum ada jawaban, tidak ada salahnya kita yang action terlebih dahulu menanyakan kepastian pada mereka. Ada siasat jitu agar proposal yang disampaikan dapat segera dibaca, antara lain dengan teknik pengiriman yang tepat, misalnya melalui email atau facsimile, ada kecenderungan bahwa surat yang dikirim melalui facsimile dianggap sangat penting dan mendesak. bisa juga dilakukan berupa paket yang bikin heboh? Semua memang mesti dicoba.


Bagaimana Membuat Proposal Yang Baik
Mei 2, 2007
Peluang usaha yang ada saat ini sangat luas bila kita dapat melihatnya secara jeli. Ada pepetah yang mengatakan jika peluang atau kesempatan itu tidak datang dua kali, oleh sebab itu kita harus dapat memanfaatkan peluang tersebut secara bijaksana. Salah satu cara untuk mengambil peluang usaha yang ada tersebut adalah dengan membuat perancanaan bisnis. Perencanaan bisnis dibuat agar kita dapat melihat peluang yang ada tersebut dapat menghasilkan keuntungan atau tidak. Perencanaan bisnis biasanya dituangkan dalam bentuk proposal bisnis. Proposal bisnis ini dapat berfungsi sebagai alat dalam mencari rekan bisnis seperti investor, sponsor, atau pun sebagai sarana untuk meyakinkan pihak klien terhadap jasa atau produk yang di tawarkan.
Membuat proposal bisnis yang sukses harus memiliki keterampilan yang khusus, tidak semua orang dapat membuat proposal bisnis dengan baik dan benar serta menarik. Proposal bisnis yang kurang menarik biasanya kurang mendapat respon yang baik dari investor ataupun pelanggan.
Dengan menyusun proposal bisnis dengan baik dan benar maka kita telah melakukan perencanaan terhadap peluang bisnis akan kita jalani. Ada prolog dari David J. Schwartz yang mengatakan ”Jika Anda Merencanakan Kegagalan, Itu Berarti Anda Merencanakan Untuk Gagal”
Tugas Proposal Event Organizer
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Event Organizer Istilah ini sekarang memang sangat popular, karena dunia EO di
berbagai tempat semakin berkembang. Bahkan, beberapa pihak telah menjadikannya sebagai profesi. Organizer tidak jauh beda pengertiaannya dengan sebuah kepanitiaan. Mulai dari level rendah sampai pada level tinggi. Tanpa sentuhan tangan EO, acara tersebut tidak dapat terwujud.
Bagi penulis hal ini belum begitu mengetahui isi dalammya, mungkin saja terdapat unsur yang lain seperti prospek masa depan EO, bagaimana menghadapi risiko kerugian dan kegagalan suatu event separti kenyataan yang ada kejadian di Asia Afrika Culture Center (AACC) Bandung. Yang mangadakan konser 10 pengunjung tewas karena kelalaian panitia (EO).
Begitu luas lingkup kerja EO yang dapat menampung banyak tenaga kerja untuk menyusun program sebuah event, mancari sponsor dan tentukan sendiri berapa penghasilan. Ini adalah kerja besar yang sangat beresiko. Jika meleset kerugian siap menimpa dan rencana harus benar-benar matang.
1.2 Perumusan Masalah
1. Apakah manfaat adanya Event Organizer ?
2. Apakah perlu bimbingan dengan orang yang sudah berpengalaman tentang EO ?
3. Bagaimana mencapai sukses dalam EO ?
1.3 Tujuan Penelitian
1. Sangat bermanfaat sekali, karena siap menanti keuntungan yang tinggi di depan mata.
2. Mengetahui pentingnya bimbingan orang yang sudah berpengalaman di dunia EO.
3. Keberanian untuk mencoba dengan semangat tinggi adalah kunci pertama untuk
meraih masa depan sebagai EO.
BAB 2
2. Kerangka Teoritik
2.1 Prospek Masa Depan EO
Menurut seorang pakar dalam Event Organizer Adrie Subono, sedikit dari promotor papan atas dinegeri ini tentang masa depan EO. Melihat dari data yang ada, EO atau promotor besar di Indonesia sangatlah sedikit. Padahal kalau kita lihat secar riil, hampir setiap hari kita selalu mendengar atau terlibat dalam sebuah acara. Berbagai macam acara atau event selalu kita dengar setiap hari. Semua acara itu adalah peluang bagi kita untuk mencoba manggarapnya. Peluang pasar masih sangat terbuka. Keberanian kita untuk mencoba dengan semangat tinggi adalah kunci pertama untuk meraih masa depan sebagai EO.
2.2 Kerangka Pemikiran
Menjadi promotor yang baik dan untuk mencapai kunci kesuksesan adalah mempunyai jiwa semangat dan keberanian untuk mencoba menggarapnya. Awal kepanitian dibuat oleh keluarga dahulu, tetangga, sahabat, sekolah dan kampus yang ada disekitar kita dapat dijadikan uji nyali untuk mengemas dan mewujudkan kepuasan semua pihak. Untuk mencapai sebuah kesuksesan suatu acara yang kita gelar, salah satu faktor terpenting adalah bagaimana acara itu tersusun.
2.3 Hipotesa
Untuk mencapai kesuksesan suatu acara, salah satu faktor terpenting adalah bagaimana acara itu tersusun. Sebuah acara pada umumnya memerlukan apa yang biasa disebut “Puncak acara” atau klimaks. Tanpa yang satu itu, acara bisa menjadi monoton, hambar atau tidak ada kesan apa pun bagi penonton. Trik menyusun acara memang tidak ada acuannya secara baku, kepiawaian menyusun acara dapat diperoleh melalui proses praktik langsung atau mengamati dengan seksama berbagai acara yang ada dan melakukan berbagai analisis. Menyususn sebuah acara adalah langkah akhir sebuah perjalanan panjang menggelar suatu event.


BAB 3
3.1 Metode Analisis Data
Pada penulis proposal ini penulis menggunakan analisis data yaitu penelitian perpustakaan untuk memperoleh pengetahuan konsepsi dalam melihat permasalahan teori dan alamiah bacaan literature dalam bentuk teks book, artikel serta bacaan lainnya yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas.
3.2 Teknik Penarikan Sample
Terdapat di koran Warta Kota (Senin,11 Feb 2008) acara event yang gagal akibat kelalaian panitia pelaksana yang membuat banyak orang dirugikan sampai-sampai 10 orang meninggal dunia. Kelalaian panitia terletak dalam penjualan tiket yang berlebihan dikarenakan tidak sesuai dengan tempat yang tersedia, dalam pengamanan sangat kurang sekali, tidak adanya mobil ambulans dan tim kesehatan. Banyak yang meninggal dikarenakan kekurangan oksigen.
BAB 4
4. PEMBAHASAN
Organizer, mempunyai ruang lingkup kerja yang luas sesuai jenis event yang ada dan perkembangannya. Padahal organizer adalah sekolompok orang, yang terdiri dari tim pelaksana, tim pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan suatu program acara.
Begitu luasnya ruang lingkup EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara kerja EO mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain. Perbedaannya hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut yang dapat diukur dari cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan SDM yang terlibat.
Bicara soal EO adalah bicara tentang kerja sama dan kerja keras. Dimanapun kita bekerja ditempat situlah kita akan menemukan dasar-dasar kerja secara teknis mengorganisir sebuah program maupun acara. Pada Warta Kota (Senin, 11 Feb 2008) kegagalan pada EO kunci kesuksesan kedepannya karena kegagalan awal menuju keseuksesan. Dengan adanya pengalaman berarti banyak belajar artinya semua harus berawal dari bawah dan dari hal kecil termasuk dari pengalaman yang sudah terjadi.







Rabu, 02 September 2009

SEKILAS TENTANG EVENT ORGANIZER

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu
pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.
Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll.
Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.
Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?
Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Seputar Event Organizer
Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara alamiah terjadi segmentasi EO. Ada EO yang mengkhususkan diri pada acara anak-anak, ada pula yang menjadi spesialis dalam acara pernikahan atau kegiatan korporasi.



Tapi sebenarnya apa sih Event Organizer atau yang sering disebut EO itu? Event Organizer (EO) adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang menyelenggarakan sebuah acara agar ter-organize dengan baik dan lancar. Tapi nyatanya banyak yang hanya ikut-ikutan karena usaha tersebut pada saat ini memberikan keuntungan yang besar.



Q : Bagaimana melihat kemampuan sebuah Event Organizer ?


A : Salah satu yang bisa dilihat adalah kemampuan Event Organizer mengantisipasi hal-hal yang sulit yang kadang tak terduga. Misalnya urusan transportasi, hotel peserta bahkan kekurangan makan yang mungkin sebelumnya tidak terpikirkan.


Q : Apakah segmentasi dibutuhkan dalam sebuah Event Organizer ?


A : Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola dengan benar. Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu. Apabila akhirnya memiliki sebuah "nama" di pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau kita kemudian ingin memasuki event - event lain ketika kita sudah punya nama karena yang dilihat nanti adalah dampak dari upayanya. Di dalam konteks bisnis yang cukup kompleks seperti sekarang ini, orang dianjurkan untuk ter-spesialisasi mungkin, se-mahir mungkin dan se-setia mungkin di bidang itu. Karena bisnis itu membutuhkan orang yang melayani dengan sungguh-sungguh di satu bidang yang sangat dikuasainya.



Q : Lalu bagaimana sebuah Event Organizer memiliki nama ?


A : Memasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah. Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain daripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.



Q : Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat?


A : Ada dua cara. Pertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar sebuah brand Event Organizer cepat terangkat (meskipun tidak dijamin 100%) , menciptakan sebuah event sendiri akan jauh lebih cepat meningkatkan brand sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah Event Organizer memang telah memiliki network yang luas). Seperti halnya Ravioli Event Organizer. Pada awalnya kami mengadakan event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan sebagainya.



Q : Apa syarat-syarat sebuah Event Organizer boleh dikatakan sebagai bisnis yang profesional ?


A : Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara. Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra yang baik. Pada prinsipnya Event Organizer berfungsi mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya.



Q : Apa yang perlu dicermati dalam memilih sebuah Event Organizer?


A : Dalam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut , seperti apakah Event Organizer tersebut mengenal sekali cara-cara membuat orang ? terkenal, memiliki akses-akses ke tempat-tempat promosi atau kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah punya akses ke radio, TV atau koran dengan baik. Kemudian apakah mereka punya akses yang baik ke hotel-hotel atau tempat-tempat penyelenggaraan acara lainnya. Apakah mereka punya orang-orang yang berwenang dalam bidang perijinan.

Kedua, lihatlah cara pendekatannya, taste / seleranya, apakah mereka bisa mewakili citra bisnis yang baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan karena pemilihan suatu Event Organizer mempengaruhi citra perusahaan yang memakai jasanya. Untuk membangun citra , selain profesionalisme dan integritas ,adalah kredibilitas , kualitas yang terbuktikan karena pemakaian berulang-ulang .